Nos encontramos en momentos de cambios, cada vez son más los/as trabajadores/as de nuestra plantilla que viven o son de otros países, se contrata a un mayor número de freelances y madres/padres que solicitan el teletrabajo como medida conciliadora entre trabajo-familia. Sobre todo, durante la fase de disminución de casos causados por el coronavirus, se ha puesto en auge, trasladar la zona de trabajo a un entorno donde exista conexión a internet y realizarlo de forma virtual, sin necesidad de pisar físicamente las oficinas de trabajo.
Es decir, gran parte de las comunicaciones y actividades empresariales, se están realizando en un entorno online. Por lo que es importante garantizar la realización de un Onboarding adecuado para los/as empleados/as que se incorporan a la organización de forma digital.
¿Qué es el Onboarding Digital?
Es un proceso de acogida virtual por parte de la empresa, en la que busca que las nuevas incorporaciones tengan una buena integración en la organización y adquieran los valores junto con la cultura corporativa de la empresa.
Objetivos del proceso de Onboarding Digital
- Compartir la cultura corporativa de la organización, así como su ética y sus valores. Para que éstos estén alineados con los de el/la empleado/a.
- Transmitir la filosofía empresarial que se lleva a cabo. De igual modo, tiene que conocerse los objetivos, misión y visión de la empresa.
- Dar información en relación a las políticas internas que se lleva a cabo en la organización. Ya sean de carácter legal, social como de seguridad.
- Informar y dar a conocer las distintas funciones a desempeñar en el puesto de trabajo.
- Darle a conocer e identificar su posición y la de sus compañeros dentro del organigrama formal de la empresa.
Beneficios del proceso de Onboarding Digital
Se debe de tener en cuenta que es un proceso largo y no finaliza nada más firmar el contrato de trabajo o cuando se ha mostrado las instalaciones de la organización. Todo lo contrario, se trata de un proceso que abarca más allá de una simple bienvenida, por lo que hay que hacer un seguimiento acorde a la nueva incorporación.
| Retención del talento |
| Aumento de la productividad |
| Mejora del Employer Branding |
| Disminución y ahorro de los costes de contratación (reclutamiento y selección) |
| Ahorro en tiempo de tareas administrativas |
| Disminución de riesgos laborales |
| Actualización constante de los contenidos |
| Facilidad de seguimiento de las tareas realizadas por los/as empleados/as |
| Posibilidad de compartir la información entre la plantilla |
| Disponibilidad de los documentos durante toda la jornada |
Herramientas para utilizar durante el Onboarding Digital
El uso de herramientas online permite que el proceso del Onboarding se agilice y automatice. Algunas de ellas son:
- Checklists = Crear diferentes listas de diferentes tareas y actividades que el/la nuevo/a empleado/a ha de realizar para integrarse dentro de su proceso de su acogida. De esta forma, permite al tutor o responsable de su proceso de Onboarding comprobar si lo ha hecho correctamente o necesita ayuda.
- Apps = Utilización de diferentes herramientas y aplicaciones que permitan que los procesos de acogida se simplifiquen y den seguridad al/ a la nuevo/a empleado/a en su proceso.
- Firma electrónica = Introducir la firma digital para todos los procesos de comunicación que se realicen durante el Onboarding, sobre todo a la hora de enviar documentos.
- Sistemas de gestión de aprendizaje = Incluir sistemas que ayuden y faciliten el proceso de aprendizaje y formación de/la empleado/a durante su acogida.
- Chats = Poner a disposición diferentes chatbots como asistente virtual para resolver diferentes problemas y dudas que surjan al empleado/a durante los proceso de acogida.
Diseño del plan de Onboarding Digital
Aunque existen diversas formas de diseñar un plan de acogida digital y remoto, todos los planes coincide en introducir las siguientes partes:
1. Crear un Kit de Bienvenida. Se trata de un recurso esencial con el que cuenta la organización para que pueda transmitir sus valores, su cultura corporativa y qué se espera de ellos, desde el primer momento en que las nuevas incorporaciones pasan a formar parte de la organización. Reflejando a su vez el grado de compromiso de la organización con el/la nuevo/a integrante de la organización.
Del mismo modo, el kit ha de ser sostenible con el medioambiente, por lo que se han de utilizar los medios digitales y de comunicación con los que se cuentan.
El pack debe de contener la siguiente información:
| Código de conductas | Políticas generales de la organización |
| Canales de comunicación y denuncia | Políticas del área donde se encuentra su puesto de trabajo |
En el mismo envío del pack de bienvenida, habrá que incluir el equipo informático que va a utilizar.
2. Añadir al /la empleado/a los canales de comunicación digital existentes en la organización.
Para que de esta forma, todos sus compañeros/as y superiores puedan comunicarse con el / la empleado/a.
3. Crea y preparar una reunión de acogida.
Para darle un buen recibimiento y poder explicarle de forma cercana todo lo comentado anteriormente, cómo es la empresa, su organigrama, las tareas a desempeñar y la firma del contrato.
Las herramientas más utilizadas para estas actuaciones son Skype, Zoom, Google Meets o Microsoft Meetings.
4. Establecer e implementar una metodología generalizada de trabajo digital que permita actuar en situaciones de estrés o aislamiento social debido a la realización del trabajo de forma virtual sin interacción social física alguna. Asegurando una buena salud mental de los/as trabajadores/as..
El teletrabajo o el trabajo virtual ha venido para quedarse y convertirse en una modalidad laboral más. Debiendo las empresas estar en la vanguardia de mejoras de gestión de teletrabajadores/as para implantarlas en sus organizaciones y poder competir en el mercado en el que opera..
Referencias bibliográficas:
El Welcome Pack en el Compliance: ¿Qué es y qué debe contener?
¿Cómo hacer el plan de onboarding digital de tus empleados?
Onboarding digital: cómo darle la bienvenida a tu empleado en remoto
Onboarding digital: Cómo recibir a un nuevo empleado a distancia
¿Qué es un Welcome Pack? Ejemplos y ventajas de regalarlo a clientes y empleados
